きゃろたんぬの小窓

歴史とグルメと和歌山と

2回連続幹事長のきゃろたまが、同窓会運営の極意について教えます。

どうもこんにちは。

和歌山のアラフォーブロガーきゃろたまです。
 
さて、みなさん突然ですが、同窓会って
よく開いていますか??
もし開くとすれば、どのような手段で告知しますか?

 

わたしが卒業した中学校当時、1クラス40名、6クラスあったので
1学年240名ほどになります。
 
第1回の同窓会は約10年ほど前にしましたが、
その時はひたすら卒業名簿に掲載されている
住所録を頼りに、案内を送付しました。
 
今は個人情報保護の観点から住所を載せない
ケースが増えているそうです。
 
しかし、SNSの普及により、容易に誰かとつながる
ことができるようになりました。
 

 

 
そこで、備忘録も兼ねてブログを
書きたいと思います。
 
1、前回の同窓会の住所録から現住所をさぐる。
前回の同窓会では240名中約40通があて所不明で案内が返ってきました。
今回はまず前回あて所が有効だった約200名に郵送にて4か月前に
案内を送付しました。
 
まず、1学年の人数が多いので、前回の出席者約80名を収容できる
会場を探さなくてはなりませんでした。
 
今回は2回目で、参加人数は
だいたいの予想がついたので、場所を先に決めてから
案内を送付しました。
 
今回、会場として利用したお店はこちら!
「レストランカフェ・デザフィナード」
和歌山市 紀三井寺807−2) 


DSC_7300


こちらの会場はジャズライブも開催されるくらい
音響設備も整っていて素敵な場所です。
 
こちらの方ではあらかじめ同窓会向けのプランが用意されているので 、
幹事としては非常にありがたかったです。
 

2、今回はSNSをフル活用!

 
今回は郵送案内に加えて、LINEのグループ送信と、
Facebookをフル活用しました。
SNSが使えると、事務経費も節約することができるのと、
参加を迷ってる人の行きたい欲を煽ることもできます。
 
また、引越しで住所が変わっても、案内を届けることができるのは、
回数を重ねる毎の離脱率を抑える意味でも非常に有効です。
 

3、今回のあて所不明率

 
今回のあて所不明は240通中66通でした。
そこで、あて所不明者のリストを作り、住所がわかり次第発送します。
案内があて所不明で戻ってこない場合でも、実家に届いた場合は、
本人に伝わってるかどうかがポイントです。
ちょっとこれは原始的な方法なので、今後はSNS等での連絡がメインとなるでしょう。
 

4、恩師先生の対応

 
わたしたちの会は、毎回恩師先生からも会費を頂いていますが、
恩師先生分はご招待しているところもあるそうです。
どちらの場合にしても、感謝の気持ちとして、
気を遣わない程度の手土産を用意しておきたいところです。
 

5、出欠確認

 
実は、今回、これがかなり手こずりました。
240通中、あて所不明が66通、出席が58通(SNS含む)、欠席が76通。
で、問題は出欠の連絡がなかったのが40通!
すみませ~ん、幹事さんがとても困るのできちんと返信してあげてください!
 

6、会の運営について

 
会の運営をひとりですると、大変なばかりか、いろいろ気がつかないところも
出てきます。かといって、幹事の人数が多くなると、いわゆる
「船頭が多い」状態でなかなかスムーズに意思決定が進まないこともあります。
 
できれば、事務仕事の裏方に秀でた人、当日の会の運営が得意な人など、
幹事の特性を見極めてその人たちに一任する方がいいと思います。
幹事の人数は3~5人くらいが個人的にはベターでしょうか。
 

7、当日のおはなし

 
当日、受付は混み合うので、いくつか用意しておいたほうがいいでしょう。
もし可能なら、会費が集まったら、会場の費用はお店さんに支払いを済ませて
おいたほうが無難です。
 
いかがでしたでしょうか?また何か気がつけば加筆修正します。